Din inköpsprocess kostar mer än dina delar

Om du skulle gissa vad en del för $4 egentligen kostar ditt företag skulle du förmodligen säga $4. Då räknar du bara ungefär en tredjedel av den verkliga kostnaden.

RS och CIPS Indirect Procurement Report fann att de mjuka kostnaderna för att hitta leverantör, beställa och lagerhålla kan stå för 60–70 % av den totala ägandekostnaden för underhålls- och driftartiklar, och att bara 30–40 % är själva produkten. Processen kostar alltså ofta ungefär dubbelt så mycket som artikeln. Inköpsordern, leverantörsjakten, prisjämförelsen, uppföljningssamtalen, mottagningen och avstämningen: det är isberget under varje billig del du köper.

Och det växer. Indirekta inköp, alltså allt icke-produktionsrelaterat som håller ett företag igång, kan enligt McKinsey motsvara 10, 15 eller till och med 18 procent av omsättningen i vissa branscher. Mycket av det är splittrat på dussintals leverantörer. RS rapport för 2025 angav ett genomsnitt på 92 leverantörer av underhåll och drift, och andelen företag med fler än 250 steg från 6 % 2023 till 15 %.

Den uppsplittringen är inget arkivproblem. Den är ett vinstläckage.

Vart pengarna egentligen tar vägen

Tre strukturella kostnader gömmer sig i uttrycket "bara beställa en del":

• Sökkostnad. Att hitta någon som kan leverera en icke-standardiserad artikel innebär att jonglera relationer med flera distributörer och mellanhänder: telefonsamtal, mejl, lagerkontroller. Det administrativa merarbetet är tid som stjäls från det egentliga arbetet.
• Påslagskostnad. Varje mellanhand i kedjan tar sin del, pengar som aldrig når den som faktiskt tillverkar eller levererar delen.
• Lagerkostnad. När leverantörer kräver minimikvantiteter beställer du för mycket för att nå en prisbrytpunkt, och överskottet blir dött kapital på en hylla.

Konsolideringen alla jagar

Inköpsvärlden vet redan att det här är trasigt. RS Indirect Procurement Report 2026 visar att det genomsnittliga antalet leverantörer sjunker, från 92 till 83, när organisationer aktivt konsoliderar: hälften av de svarande (50 %) angav att minska antalet leverantörer som en av åtgärderna mot kostnadspressen.

Problemet är att konsolidering oftast betyder större avtal med större distributörer, att byta en sorts stelhet mot en annan. Du får färre fakturor, men sitter ändå fast i katalogpriser, minimikvantiteter och ledtider som du inte styr över.

En annan sorts konsolidering

The Spool List konsoliderar på ett annat sätt: inte till en stor leverantör, utan till ett enda gränssnitt över många lokala tillverkare. Du lägger ut jobbet en gång och får konkurrerande bud, där varje bud visar pris, ledtid och avstånd. Du slår ihop den splittrade leverantörsbasen och mellanhandskedjan med sina påslag till ett enda ställe, utan att ge upp flexibiliteten till en nationell distributör.

Strukturen med omvänd auktion, där köparen lägger ut sina krav och leverantörerna svarar med bud, har använts i företagsinköp sedan 1990-talet, i kategorier från kontraktstillverkning till MRO. Den ger köparen kontrollen och gör det verkliga lokala priset synligt.

Källor

• RS — Understanding MRO Costs (citing the RS and CIPS Indirect Procurement Report)
• CIPS — RS releases 2026 Indirect Procurement Report: "Uncertainty Driving Efficiency"
• McKinsey — Rethinking the balance in outsourcing indirect procurement
• Designing Buildings Wiki — Reverse auction
• Wikipedia — Reverse auction