Je inkoopproces kost meer dan je onderdelen

Als je moest raden wat een onderdeel van $4 je bedrijf werkelijk kost, zou je waarschijnlijk $4 zeggen. Dan tel je maar ongeveer een derde van wat het echt kost.

Het RS and CIPS Indirect Procurement Report stelde vast dat de zachte kosten van sourcing, bestellen en voorraad 60–70% van de totale eigendomskosten van onderhouds- en bedrijfsartikelen kunnen uitmaken, terwijl slechts 30–40% het product zelf is. Het proces kost dus vaak ongeveer twee keer zoveel als het artikel. De inkooporder, de zoektocht naar een leverancier, de prijsvergelijking, het natelefoneren, het ontvangen en afstemmen: die overhead is de ijsberg onder elk goedkoop onderdeel dat je koopt.

En het stapelt zich op. Indirecte uitgaven, alle niet-productiegerelateerde inkoop die een bedrijf draaiende houdt, kunnen volgens McKinsey in sommige sectoren 10, 15 of zelfs 18 procent van de omzet bedragen. Een groot deel is verspreid over tientallen leveranciers. Het rapport van RS uit 2025 kwam uit op gemiddeld 92 leveranciers van onderhouds- en bedrijfsartikelen, waarbij het aandeel bedrijven met meer dan 250 leveranciers steeg van 6% in 2023 naar 15%.

Die versnippering is geen archiefprobleem. Het is een winstlek.

Waar het geld echt blijft

Drie structurele kosten zitten verstopt in "even een onderdeel bestellen":

• Zoekkosten. Uitzoeken wie een niet-standaard artikel kan leveren betekent jongleren met relaties bij meerdere distributeurs en tussenhandelaren: telefoontjes, e-mails, voorraadchecks. Die administratieve overbelasting is tijd die je van het eigenlijke werk afsnoept.
• Margekosten. Elke tussenpersoon in de keten pakt een deel. Dat is geld dat nooit terechtkomt bij degene die het onderdeel daadwerkelijk maakt of vervoert.
• Voorraadkosten. Als leveranciers minimumhoeveelheden opleggen, bestel je te veel om een staffelkorting te halen, en het overschot ligt als dood kapitaal op een plank.

De consolidatie waar iedereen achteraan zit

De inkoopwereld weet allang dat dit niet goed werkt. Het RS Indirect Procurement Report 2026 laat zien dat het gemiddelde aantal leveranciers daalt, van 92 naar 83, omdat organisaties actief consolideren: de helft van de respondenten (50%) noemde het verminderen van het aantal leveranciers als een van de tactieken om met kostendruk om te gaan.

Het probleem is dat consolideren meestal betekent dat je grotere contracten sluit met grotere distributeurs. Je ruilt de ene starheid in voor de andere. Je krijgt minder facturen, maar zit nog steeds vast aan catalogusprijzen, minimumafname en levertijden waar je geen controle over hebt.

Een andere vorm van consolidatie

The Spool List consolideert anders: niet in één grote leverancier, maar in één interface over veel lokale makers. Je plaatst een klus één keer en er komen concurrerende biedingen naar je toe, elk met prijs, levertijd en afstand. Je brengt het versnipperde leveranciersbestand en de keten van tussenhandelaren met hun marges samen op één plek, zonder je flexibiliteit op te geven aan een landelijke distributeur.

De structuur van een omgekeerde veiling, waarbij de koper eisen plaatst en leveranciers met biedingen reageren, wordt sinds de jaren 1990 gebruikt bij zakelijke inkoop, in categorieën van contractproductie tot MRO. Ze geeft de koper de regie en maakt de werkelijke lokale prijs zichtbaar.

Bronnen

• RS — Understanding MRO Costs (citing the RS and CIPS Indirect Procurement Report)
• CIPS — RS releases 2026 Indirect Procurement Report: "Uncertainty Driving Efficiency"
• McKinsey — Rethinking the balance in outsourcing indirect procurement
• Designing Buildings Wiki — Reverse auction
• Wikipedia — Reverse auction