Il tuo processo d'acquisto costa più dei tuoi pezzi

Se dovessi indovinare quanto costa davvero alla tua azienda un pezzo da 4 $, probabilmente diresti 4 $. Staresti contando solo circa un terzo di quello che costa in realtà.

Il RS and CIPS Indirect Procurement Report ha rilevato che i costi "morbidi" di approvvigionamento, ordine e giacenza possono rappresentare il 60–70% del costo totale di proprietà degli articoli di manutenzione e di esercizio, e solo il 30–40% è il prodotto in sé: quindi il processo costa spesso circa il doppio dell'articolo. L'ordine d'acquisto, la caccia al fornitore, il confronto dei prezzi, le telefonate di sollecito, il ricevimento e la riconciliazione: questi costi generali sono la parte sommersa dell'iceberg sotto ogni pezzo economico che compri.

E si accumulano. La spesa indiretta, cioè tutti gli acquisti non di produzione che tengono in piedi un'azienda, può arrivare al 10, 15 o anche 18 per cento del fatturato in alcuni settori, secondo McKinsey. Gran parte è frammentata su decine di fornitori. Il rapporto RS del 2025 ha fissato la media a 92 fornitori di manutenzione e di esercizio, con la quota di aziende che ne gestiscono più di 250 salita dal 6% del 2023 al 15%.

Questa frammentazione non è un problema di archiviazione. È una perdita di profitto.

Dove vanno davvero i soldi

Tre costi strutturali si nascondono dietro il "semplice ordine di un pezzo":

• Costo di ricerca. Trovare chi può fornire un articolo non standard significa destreggiarsi tra rapporti con più distributori e intermediari: telefonate, e-mail, verifiche di disponibilità. Questo sovraccarico amministrativo è tempo sottratto al lavoro vero.
• Costo del ricarico. Ogni intermediario della catena prende la sua quota: soldi che non arrivano mai a chi fa o muove davvero il pezzo.
• Costo di giacenza. Quando i fornitori impongono minimi d'ordine, ordini più del necessario per raggiungere lo sconto per quantità, e l'eccedenza resta ferma sullo scaffale come capitale morto.

Il consolidamento che tutti inseguono

Il mondo degli acquisti sa già che il sistema è rotto. Il 2026 RS Indirect Procurement Report mostra il numero medio di fornitori in calo, da 92 a 83, perché le organizzazioni consolidano attivamente: la metà degli intervistati (50%) ha indicato la riduzione del numero di fornitori come una delle tattiche con cui affronta la pressione sui costi.

Il problema è che il consolidamento di solito significa firmare contratti più grandi con distributori più grandi: si cambia un tipo di rigidità con un altro. Hai meno fatture, ma resti vincolato a prezzi di catalogo, minimi e tempi di consegna che non controlli.

Un altro tipo di consolidamento

The Spool List consolida in modo diverso: non in un unico grande fornitore, ma in un'unica interfaccia su tanti maker locali. Pubblichi un lavoro una volta sola e ricevi offerte in concorrenza, ciascuna con prezzo, tempi di consegna e distanza. Riduci la base frammentata di fornitori e la catena di intermediari con i loro ricarichi a un unico posto, senza cedere flessibilità a un distributore nazionale.

La struttura dell'asta inversa, in cui l'acquirente pubblica i requisiti e i fornitori rispondono con offerte, è usata negli acquisti aziendali fin dagli anni '90, in categorie che vanno dalla produzione conto terzi alla manutenzione (MRO). Mette il controllo in mano all'acquirente e rende visibile il vero prezzo locale.

Fonti

• RS — Understanding MRO Costs (citing the RS and CIPS Indirect Procurement Report)
• CIPS — RS releases 2026 Indirect Procurement Report: "Uncertainty Driving Efficiency"
• McKinsey — Rethinking the balance in outsourcing indirect procurement
• Designing Buildings Wiki — Reverse auction
• Wikipedia — Reverse auction